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发表于 2007-11-11 16:29:00
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实习报告
政管04公管班 陈X 2004090048
实习时间：2006年10月25日——2006年10月30日
实习地点：流花展馆6.4A23
实习公司：大连一然进出口贸易公司
工作职责：广交会摊位翻译
实习背景：没有广交会经验，对相关知识不了解
成绩：极大地提高了听力和口语水平，熟悉贸易流程，能与外国人简单洽谈业务
序言
2006年的秋交会恰逢是广交会第100届，我能够在第100届交易会获得一个实习机会，我自己觉得很幸运也很难得。无论是寻找的过程还是工作过程中的种种切身经历，都是自己接触社会的第一次尝试，而其中的各种知识也只有亲身工作了才能够获得，感慨良多。能够获得这个实习机会本身就很偶然，算是靠了实力加一点运气吧，办证等手续也很顺利，每天九点上班，六点下班，因为是在流花主会馆，所以这个时间是比较能接受的，不至于太累，晚上跟其他同学结伴回来也比较安全。班里有些同学工作地点是在东方宾馆，晚上要工作到11点，就比较辛苦了。
背景介绍篇
老板是做工艺品的，确切的说，外面是陶瓷，里面放香蜡烛的那种小工艺品，陶瓷上有很多的图案设计，十分漂亮。外国人吃饭都会在餐桌上点茶蜡烛（tea light）,显得很有情调，公司就是给茶蜡烛加外包装，看起来更漂亮，也可以当作礼物来送人。另外还兼卖一些冰箱贴，中国人很多都不知道这个东西有什么用，但是外国人也很喜欢，很多东西都是中西文化差异啊！老板的公司在大连，广交会只有一个摊位，也只有我一个翻译兼业务员，而且老板本身也只是略懂一些简单英语，所以我的责任更是重大。老板已经是第11个年头，第22次参加广交会了，他也跟我说过上一届请了一个女生，做得挺不错的，更是增加我的压力。
尽管之前已经了解了一些广交会常用术语，但第一天上班还是非常紧张。之前我也没有拿到有关公司产品的相关介绍，所以一去到摊位，我就马上开始熟悉产品，了解报价单，熟悉洽谈流程。老板看到我很紧张，就安慰我说，没事的，熟悉一天，以后就会变好的。虽然我当时还是比较怀疑，但还是感谢他给我的鼓励。
相对来说，第一天的客人还是比较多的，而且几乎每个进来看的客人都挑选了样品，下了订单。刚开始我还是比较拘束，招呼客人只懂得简单地说“hello, welcome”，显得比较被动。事实上，这是我真正意义上第一次和外国人沟通，在学校也没什么机会接触外教，听惯了中国人说英语，一听到原汁原味的地道英语，不免有些紧张，所以我也花了点时间来熟悉他们的口音。后来我逐渐明白，外国人通常都很喜欢热情的中国人，所以主动、大胆和热情很重要。如果你主动和他们攀谈，他们会合乐意跟你聊天，而且下单的几率也会比较大。
价格篇
大部分客人一般会向我询问价钱，然后我就按照报价单报价，第一天因为不熟悉哪个型号对应哪个价格，所以当客人问How much的时候我都要说please wait for a moment, let me check，这时我才真正领会到了前辈们所说的“做业务一定要懂自己的产品”这句话的份量。有些客人会随口说一句“too expensive”,因为参加了这么多届广交会，和中国人做了这么多年生意，他们都知道中国的东西便宜，而且可以压价，加上中国厂家竞争，通常价格可以压到很低，几乎等于成本价。但大部分客人还是不会十分计较的，除非订货量大，他们会要求我们给一个（best price）,而事实上，对于订货量大的客户，我们都是会给出最优惠价格的，因为生意不是做眼前的，还要长期发展的，必须在开始树立良好信誉。如果订货量不是很大，一般就不会降低价格，会很诚恳地跟对方说：“It is our best price.”他们也会表示理解。
如果有订货意向，他们会坐下来交换名片，一般我都会很主动地把公司名片递上前去，他们也会跟我们交换，有些客人可能会顾着看样品忘记拿名片出来，这时我就会礼貌地提醒他一下“May I have your name card?”然后对方就会抱歉地笑笑赶紧把名片递过来。接着我就要把对方的名片订在记录本的右上角（一般行规都是这样的），记录好报价、客人挑选的样品型号以及订货要求。一开始我还不是很清楚应该怎么记，写得有点乱，老板就先写了个样本给我参照，慢慢地，我就逐渐上手了。客人在下订单之前，肯定还会问一些相关信息，比如Catalogue（目录）、FOB（船上交货价）、MOQ（最小订货量）、CBM（容量体积）、CNT（集装箱）、PACKING（包装方式）等，这些专业名词之前也有了解过，不过现场刚开始听到还是要犹豫一下才反应过来是什么意思。老板对这些专业名词就比较敏感，毕竟听了22届了，有好几次都是他先听出来了，然后直接就用简单的英语回答对方。
窘迫篇
第一次做广交会，没有窘迫情况出现是不可能的，尤其是第一天。有个俄国客人对我们的产品很感兴趣，他自己本身在香港是有外贸公司的人员帮他做随身翻的。当时他就问我“Do you have the design of albatross（你们有信天翁的图案吗）?”我当时一听到最后一个单词就懵了，说了一句“excuse me”，当时他就略显有点不高兴，又重复了一遍，可我真的是没听懂最后一个单词，我用求助的眼光看着他身边的随身翻，她才帮我翻译了出来。书到用时方恨少，如果当时没有随身翻在，那个场面，老板也在，该有多尴尬。这个客人走了之后，我情绪很低落，甚至觉得自己的水平还不能胜任这个工作，后来回忆起来，觉得第一天确实是顶着巨大的压力，每条神经都绷得很紧，而事实上，我就是从那一天开始成长起来的。
另外有一次，有几个土耳其客人第一天来过，当时比较匆忙，只拿了名片，说第二天再过来。第二天他们就打了老板手机，老板就拿给我听，原来名片上没有公司的摊位地址，他们就打电话过来问。当时信号比较差，加上对方有一点地方口音，我听不清对方一大串具体在说什么。一度在想他们是不是想问摊位地址，但是听了很久都听不到他们有提到“Booth number”这个词，后来我反问：“A re you mean the booth number?”他们才连说“Yes, yes, yes.” 接完这个电话我觉得自己听力有待提高，词汇量有待扩展，以为知道一些常用的词就可以胜任，但事实上外国人的表达方式是很多样化的，他们不会跟着你的思路来说英语。换句话说，他们能听懂我在讲什么，但反过来则不然。
有了第一天那么尴尬的情况出现，当晚回到宿舍，我把所有样品图案的单词都查了一遍，比如一些动物名称等。并且把电子辞典随身带，现场想到什么单词不会的就立刻查。经过第一天之后，我相信，在广交会上，什么单词都有可能涉及到。事实证明，它们对我后面5天的工作起了很大的帮助。
老客户篇
后面几天陆续有老客户来，老板也能跟他们进行简单的英语交流，我就在旁边听。我发现，老客户很喜欢问他们去年的订的样品今年询问的人多不多，主要销往哪里，今年有没有什么新产品等等。有时会比较难回答，如果说他们去年订的样品今年订货量很大，那他们会担心这种产品泛滥、不好卖，如果说没什么订货量他们又会觉得自己的选择不明智。这些都要因人而异。我深切感受到，“取悦”老客户还是一门比较深的学问。
有个美国老客户就问我们，有没有把相关产品卖给其他的美国客户，老板就说没有，然后他就笑着说“In fact I will be glad if you said yes!”而事实上我们还真的没有把相关产品卖到过美国，很奇怪，不知道是美国客人少还是美国人对这些工艺品不感兴趣。还有一个在巴西工作的年轻的韩国老客户，去年建议公司做一些新设计，由他提供图案，今年他看到我们把他们的样品做出来并且摆在摊位上，他觉得很自豪，不会因为卖给了其他人感到不高兴。今年他和一个巴西医生一起过来采购，他跟我们说，他们这次订的货，赚到的钱不是留给自己的，而是捐给巴西的贫困学生，所以希望我们一定要压低价格，可以帮到更多的穷人。老板跟他交情似乎很不错，给了他所有客户中的最优惠价格，而他同样又给老板提了很多产品建议，互利互惠。值得一提的是，这个韩国客户很幽默，他用不是十分流利的英语跟我说：“In China, the medical doctors usually have the bad writing, right?”“Yes.” 他就指着那个巴西医生调侃说：“The same in Brazil!”引得我们都哄堂大笑，气氛十分的融洽。
新客户篇
老板说，现在的广交会越来越难做了，如果能留住老客户，每一届再发展几个新客户就不错了，这一次有些很有合作诚意的新客户都表现出极大的热情。
一个德国客人一进来就呆住了，目不转睛地看着我们的样品，嘴里不停地念“Nice, very nice, I like it, grate，it will be a good business! ”但当时快下班了，没来得及下单，只留下名片。第二天，他又过来我们的摊位，嘴里还是不断地重复昨天的话，他是我这次广交会见到的对我们的产品最感兴趣的一个客人，也是很可爱的一位德国小老头。不过这里我出现了一个失误，由于前一天收摊比较急，可能倒垃圾的时候把他的名片也丢掉了，所以一度尴尬。这个客人很快就找出我们摊位的名片，但是我却找不到他的，只好硬着头皮再向他要一张，他似乎略显不悦，好在我们产品对他的吸引力很快就使他忘记了不快。这次失误我在后面也会再次提到。这个德国客人选了很多样品，最后还想带走一个送给他的妻子，问我们可不可以拿走，老板比较乐意地答应了。最后一天的时候，他又专门过来一次，表示想去工厂参观，如果客人做这样的表示，那么这单生意十拿九稳是没问题的了，而且订货量不会少。
还有一对捷克夫妇，他们很干脆，进来就直接选样品，对我们提出的价格也没有异议，下了一个柜的订单，第二天还过来现场签了合同，这是这次广交会期间唯一一个现场签合同的客户。
尾声篇
除了最后一天没什么人之外，其余的四天客人还是比较多的。不过这些客人要么就不来，要么就挤在一起来，特别是中午人流最多，我自己还真有点应付不过来，好几个中午的午餐都是三点才吃的。不过说起来我自己也觉得有点不可思议，第一天那么窘迫，但是第二天突然就感觉脱胎换骨，无论是招待客人还是记录订单要求都很得心应手，老板都不用动手了，完全由我搞定。也懂得更多地运用肢体语言来与外国人交流，双方都明白易懂，合作起来自然也愉快。所以后面的每一天感觉都很刺激，觉得每天都有新挑战。早上七点就要起来，化一下淡妆，然后就要赶公车挤公车，晚上七点多才能回到学校，都没有饭吃了，虽然很累很忙，但是觉得无比充实，有一种成就感油然而生。特别是一戴上入场证，进入会场，就觉得自己状态来了。
30号中午就收摊了，这时也没什么客人了，所以我就和隔壁摊位一个暨大的女生一起在馆里面逛了一圈，发现一楼的品牌区装修都很漂亮，摊位大，而且客人多。也看到很多摊位的样品都相当的漂亮，但是大部分都不会卖，像花瓶，如果他们带不回去，宁可摔破也不会卖给你，商业机密啊！
总结篇
下面就总结一下我的广交会感想，广交会之前，很是担心英语问题，广交会上，才发觉其实口语也没想象中的那么难，客人说的基本能听懂，有时只讲重点刺，客人也能基本理解我所要表达的意思，实在碰到沟通上的问题，就互相用写或者肢体语言，跟老外沟通，其实不难。
另外，还有几点业务上的问题在广交会是需要注意一下的：
1．目录，名片没必要别人问你就给，广交会上形形色色的人都有，先判断下是不是潜在客户（可根据观察，交谈判断）。很多人都会问“Do you have the catalogue?” ，其实他们如果有兴趣就会直接在现场挑选样品并且下订单，没有太大必要向我们要目录。要目录的客人一般都是对我们的产品比较感兴趣，觉得有市场，但是还需要回国后再考虑。这次老板没有做目录，因为觉得很贵而且也没什么收效，通常给名片，上面有网址，如果对方有兴趣凭这个他们就会联系你的了。
2． 笔，订书机，计算器，稿纸，笔记本，不干胶贴纸，剪刀之类要带齐，最好多准备一点。 客人多的时候，我一个人是应付不过来的，就算应付得了，一边跟这个客人谈，一边又跟另一个客人谈，会让客人觉得我们态度不够诚恳，一般来说，客人喜欢从头到尾都跟同一个人沟通。所以老板有时也要拿起本子简单做下记录，多备几个本子总是没错的，万一名片多了，一个本子也是不够用的。
3． 客人的名片要及时订在笔记本上，不要乱放以免搞丢或者弄乱了，这个问题我自己已经在前面提到自己的一个失误了。这样对客人是很不尊重的，对方有可能因此取消与你的合作，因为他觉得你根本就不重视他这个客户。所以无论多忙多乱，千万要保管好客户名片，而且要对号入座，如果客户第二次突然又到访拟定摊位，重新协商订单，你一下子就能翻到他的名片，会给他们留下很好的印象的。
4． 跟哪位客人谈了哪些内容，都要做详细的记录，什么规格，报价多少，须一一记录下来，重点客户做好标记。因为你做的记录不仅是给自己看的，更重要的是给老板看的，要老板看懂了才算成功。而且做好了这步工作，对以后发邮件有很大帮助。
5. 很多客人都会问：“Can I take a photo?”其实关于拍照问题，要因产品而异了，有些工艺性的产品，比如圣诞装饰品、还有家具摆设、包装等等，具有比较强的模仿性，所以拍照会使产品设计外泄，一般是不允许拍照的。但像一些实用性较强的东西，比如蜡烛、食品等，外观设计比较其次，拍照是没问题的。我们的产品虽然是工艺品，但是老板还是同意那些外国人拍照。
6、关于自己身份问题。我这次的身份比较特殊，是翻译兼业务员，一些大公司都会自己带业务员过来，我的大部分同学都只是承担翻译的职责。有好几个客户都以为我是公司的人，把我的联系方式也要去了。有一个新加坡和一个美国客人，他们是同事，一起过来采购，他们要了我联系方式后就问我是公司业务员吗，我就回答不是。他们的表情有些许变化，又怀疑地问老板公司有讲英语的人可以和他们沟通吗？所以我觉得适当的时候是有必要撒一下慌的，这样可以增加客户对公司的信心。所以最后一天的时候，一个香港的女老板过来，也要了我联系方式，她说跟我沟通很好很顺畅，希望回去之后可以继续和我沟通，当时我就没说我只是临时翻译而已，因为可能会引起对方失望。
在网上曾经看到过别人评论说，身在广外，如果四年都不做一次广交会，那么你的大学是不完整的。虽然颇有些调侃的味道，但是自己的亲身经历又确实证明广交会是一个很好的锻炼平台，看到自己的不足，知道自己的努力方向。特别是广交会结束后，跟其他参加了广交会的同学交流心得，发现很多人都表示得不到什么锻炼，因为摊位大，公司本身的业务员英语也很不错，所以几天下来基本只是做一些简单的接待工作。我心里还是比较庆幸的，虽然摊位不大，不像一楼品牌区那么气派，但是得到的锻炼却是实打实的，达到了实习的真正目的。
这一次刚好又是第100届，所以我觉得挺有意义的，可能有点小遗憾就是没能在展馆正门拍一张照片吧。写这样的一份报告，更重要的是总结自己的得失，同时也等待下一年的春交会，继续参加实习，获得更多的锻炼机会！
2006年11月8日
http://www2.gdufs.edu.cn/shekexi/new/news_view.asp?newsid=463
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发表于 2007-11-11 16:28:00